Rosnąca cyfryzacja w biznesie stawia przed przedsiębiorcami nowe wyzwania, w tym w zakresie przetwarzania informacji i danych osobowych. Przepisy RODO i ustawy krajowe nakładają obowiązki dotyczące zapewnienia zgodności i odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Obowiązki te dotyczą zarówno danych klientów, jak i współpracowników przedsiębiorcy. Zaniedbania w tej sferze mogą wiązać się z naruszeniem praw osób fizycznych. Jak zadbać o ochronę danych osobowych w firmie w praktyce? Poniższe wskazówki pomogą lepiej zrozumieć ten temat.
Dlaczego ochrona danych osobowych jest ważna?
Dane osobowe to nie tylko numery PESEL czy adresy, ale także informacje o aktywności online, np. adresy IP czy pliki cookies. Niewłaściwe przetwarzanie takich danych może skutkować naruszeniem praw osób fizycznych oraz naruszeniem przepisów RODO.
Konsekwencją dla przedsiębiorcy mogą być roszczenia cywilnoprawne, kontrole wszczynane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, a w konsekwencji również administracyjne kary pieniężne. Dotychczasowa praktyka pokazuje jednak, że najbardziej dotkliwa bywa utrata reputacji w związku z opublikowaniem informacji o naruszeniu ochrony danych lub przepisów RODO u danego przedsiębiorcy.
Kluczowe zasady ochrony danych
Każda firma, która przetwarza dane osobowe, powinna pamiętać o kilku podstawowych zasadach:
- regularnie ustalaj kontekst, w jakim przetwarzasz dane – sprawdź jakie dane i jakich osób przetwarzasz, określ główne cele i podstawy prawne przetwarzania danych;
- przetwarzaj dane zgodnie z prawem – tylko wtedy, gdy masz wyraźną podstawę prawną, np. prawnie uzasadniony interes, zadbaj o to, aby w ten sam sposób postępowała Twoja kadra;
- zbieraj tylko niezbędne dane – ograniczaj zakres danych do minimum niezbędnego do realizacji wcześniej określonego celu;
- informuj osoby o ich prawach – jasno komunikuj, w jakim celu przetwarzasz dane i jakie prawa przysługują osobom fizycznym;
- dbaj o bezpieczeństwo danych – cyklicznie sprawdzaj, czy dane są odpowiednio zabezpieczone, zabezpieczaj je przed utratą, kradzieżą czy nieautoryzowanym dostępem.
Jak zadbać o ochronę danych w firmie?
1. Przeanalizuj sytuację
Sprawdź, jakie dane przetwarzasz, w jakim celu i jakie ryzyka się z tym wiążą. Taka analiza jest wymagana przez RODO i pozwoli Ci lepiej zrozumieć potrzeby Twojej organizacji w zakresie ochrony danych.
2. Opracuj politykę ochrony danych
Jeżeli przetwarzasz duże ilości danych, dane, które można uznać za wrażliwe lub obsługujesz dużą liczbę procesów przetwarzania danych, to warto rozważyć wdrożenie Polityki ochrony danych. To dokument, który określa, jak firma zarządza danymi osobowymi, kto jest odpowiedzialny za ich ochronę i w jaki sposób należy postępować.
3. Edukacja zespołu
Regularnie szkol pracowników w zakresie ochrony danych. Nawet najlepsze systemy nie pomogą, jeśli zespół nie będzie świadomy swojego wkładu w bezpieczeństwo.
4. Zastosuj odpowiednie technologie
Korzystaj ze znanych i dostępnych środków bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie, podwójne uwierzytelnianie, zapory sieciowe czy programy antywirusowe. Regularnie testuj i aktualizuj systemy, by uniknąć luk w zabezpieczeniach.
5. Współpracuj z zaufanymi partnerami
Jeśli korzystasz z usług podwykonawców, którzy przetwarzają dane osobowe w Twoim imieniu, upewnij się, że podpisujecie umowy powierzenia przetwarzania danych, jasno określające zakres odpowiedzialności. Przed wybraniem podwykonawcy zweryfikuj, czy jest on wiarygodny.
6. Bądź przygotowany na naruszenia
Naruszenia ochrony danych zdarzają się w każdej organizacji. Ważne jest to, aby szybko reagować i ocenić, czy zdarzenie należy zgłosić do Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz czy wymagane jest poinformowanie o nim osób, których dane dotyczą. Procedury reagowania powinny być jasno określone i znane pracownikom.
Korzyści z ochrony danych
Ochrona danych to nie tylko wymóg prawny, ale także element budowania wiarygodności i zaufania wśród klientów i partnerów biznesowych. Organizacje, które dbają o dane osobowe, są postrzegane jako bardziej profesjonalne i odpowiedzialne. Dobre praktyki w tej dziedzinie mogą być przewagą konkurencyjną.
Dbając o dane, chronisz interesy swoich klientów i firmy. Regularnie monitoruj zmiany w przepisach i współpracuj z ekspertami, aby mieć pewność, że Twoje działania są zgodne z prawem.
