Mimo że osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę posiada zagwarantowane prawo do płatnego wypoczynku, to jednak nie zawsze udaje jej się w pełni wykorzystać przypadający jej wymiar urlopu wypoczynkowego.
Na mocy art. 161 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Niemniej jeśli na skutek pewnych okoliczności nie będzie możliwe wykorzystanie całego urlopu lub jego części, wówczas zastosowanie znajduje art. 168 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z brzmieniem tego przepisu przewidziano możliwość przesunięcia terminu zrealizowania roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego za dany rok aż do 30 września następnego roku. Jednak mimo takiego udogodnienia, i tak nie zawsze jest to możliwe.
Stąd powstaje pytanie, co się dzieje z zaległym urlopem sprzed kilku lat? Czy niewykorzystany urlop przepada jeśli nie wykorzystamy go w terminie przewidzianym w ustawie?
Co do zasady zaległy i niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy przedawnia się – co określa art. 291 kodeksu pracy – tak jak inne świadczenia ze stosunku pracy, tj. po trzech latach od dnia, kiedy stał się świadczeniem wymagalnym.
Kwestią problematyczną czasem może okazać się wskazanie początkowego terminu rozpoczęcia się biegu przedawnienia. Sprawę tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy, wskazując, że „roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne, przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy”.
Wyrok w tej sprawie zapadł w okresie, kiedy art. 168 k.p. obowiązywał w brzmieniu sprzed nowelizacji z dnia 1 stycznia 2012 r., dlatego należy uznać, że np.: w odniesieniu do urlopu zaległego za rok 2011 rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia nastąpi bądź z końcem 2011 r. bądź najpóźniej z dniem 30 września 2012 r. Analogicznie będzie w przypadku zaległych urlopów w kolejnych latach, następujących po roku 2011.
W przypadku zaległych urlopów sprzed 2011 r. termin przedawnienia rozpoczynał się stosowanie do treści przytoczonego orzeczenia. Aktualnie już wszystkie roszczenia z tego okresu są już przedawnione (z zastrzeżeniem art. 2931k.p., więc ich dochodzenie może być utrudnione. Jeśli pracodawca w trakcie procesu podniesie zarzut przedawniania, sąd będzie zmuszony oddalić powództwo w zakresie przedawnionego okresu roszczenia o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego, chyba że pracodawca zrzekł się prawa do korzystania z przedawnienia.
Niemniej należy pamiętać, że obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, a sytuacje, które powodują przesunięcie terminu jego realizacji stanowią wyjątek i zostały enumeratywnie uregulowane w kodeksie pracy. Możemy do nich zaliczyć te wskazane w art. 164 – 167 k.p., tzn.: przesunięcie urlopu na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy albo jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, jak również niemożność wykorzystania urlopu z przyczyn wymienionych w art. 166 k.p. czy chociażby odwołanie pracownika z urlopu.
Jednocześnie na mocy art. 282 § 1 pkt 2 k.p. nieudzielenie pracownikowi urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo albo zgodnie z art. 168 k.p., stanowi naruszenie obowiązujących przepisów i może skutkować odpowiedzialnością z tytułu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożonego karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.
Źródła:
1. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.1998.21.94 -j.t. z późn. zm. – dalej: k.p.)
2. Wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38, Monitor Prawniczy 2003/4/176
