Analiza prawna systemu, procesów i dokumentacji pod kątem zgodności z wymaganiami ustawy o ochronie sygnalistów, obejmująca:

• analizę kontekstu organizacji – aspektów prawnych, operacyjnych i biznesowych pod kątem wymagań systemu ochrony sygnalistów organizacji;

• badanie procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń pod kątem zgodności z wymaganiami ustawy o ochronie sygnalistów;

• badanie procedury przeciwdziałania mobbingowi pod kątem zgodności z wymaganiami przepisów prawa pracy;

• badanie wewnętrznej dokumentacji z prowadzonych postępowań wyjaśniających oraz podejmowanych działań następczych pod kątem zgodności z wymaganiami ustawy o ochronie sygnalistów;

• badanie systemu ochrony sygnalistów i jego elementów (w tym kanałów zgłoszeniowych) pod kątem zgodności z wymaganiami ustawy o ochronie sygnalistów;

przygotowanie raportu z audytu, zawierającego ustalenia audytowe oraz podsumowanie zarządcze wraz z wnioskami i rekomendacjami.

Przebieg współpracy:

1. Spotykamy się aby ustalić cele i zakres badania,
2. Prosimy o dokumentację i informacje,
3. Przeprowadzamy analizy,
4. Prosimy o ewentualne uzupełnienie – przekazanie dodatkowych dokumentów i informacji,
5. Przygotowujemy wstępną wersję raportu z audytu,
6. Spotykamy się aby omówić wstępną wersję raportu i nanieść do niego ewentualne poprawki
7. Przedstawiamy finalną wersję raportu.
8. Udzielamy wsparcia w zakresie prawidłowego wdrożenia rekomendacji.

Co zyskasz?

1. Profesjonalny przegląd wdrożonego systemu ochrony sygnalistów pod kątem jego zgodności z wymaganiami ustawy o ochronie sygnalistów.
2. Wiedzę na temat obszarów wymagających poprawy lub usprawnień.
3. Uzyskanie profesjonalnego wsparcia doradczego specjalistów z zakresu ochrony sygnalistów, ochrony danych osobowych, przeciwdziałania mobbingowi.

W tym:

• analiza kontekstu organizacji – aspektów prawnych, operacyjnych i biznesowych pod kątem wymagań systemu ochrony sygnalistów organizacji;

• przygotowanie procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych;

• przygotowanie procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych (dla organów publicznych);

• przygotowanie wzorów informacji: informacji o przyjęciu zgłoszenia od Sygnalisty, informacji o wyniku działań następczych dla Sygnalisty, informacji o Procedurze udostępnianej podczas procesu rekrutacji lub nawiązywania współpracy;

• przygotowanie wzoru wewnętrznego rejestru zgłoszeń od Sygnalistów;

• przygotowanie wzoru formularza do dokonywania zgłoszeń przez Sygnalistów;

• przygotowanie wzór upoważnień do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń dla osób podejmujących działania następcze w organizacji;

• bieżące doradztwo w zakresie doboru odpowiednich narzędzi i rozwiązań w ramach systemu ochrony sygnalistów.

Przebieg współpracy:

1. Spotykamy się, aby ustalić cele i zakres wdrożenia,
2. Prosimy o dokumentację i informacje,
3. Przeprowadzamy analizy kontekstu organizacji,
4. Przygotowujemy projekty wymaganej dokumentacji (procedury i wzorów dokumentów).
5. Spotykamy się, aby omówić wstępną wersję projektu dokumentacji.
6. Wprowadzamy ewentualne zmiany do dokumentów i uzgadniamy je wewnątrz organizacji.
7. Przedstawiamy finalną wersję dokumentacji.
8. Udzielamy wsparcia w zakresie prawidłowego wdrożenia dodatkowych rozwiązań.

Co zyskasz?

1. Zapewnienie zgodności z wymaganiami ustawy o ochronie sygnalistów oraz innymi przepisami prawa zobowiązujących do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń od Sygnalistów.
2. Poprawa procesów biznesowych organizacji w oparciu o prawidłowo przyjmowane i rozpatrywane zgłoszenia o naruszeniach prawa.
3. Zachowanie kontroli na tajemnicą przedsiębiorstwa i zapobieganie ewentualnym wyciekom niekorzystnych informacji o organizacji do prasy lub organów administracji publicznej (RPO, Urząd Skarbowy, PIP, itp.).
4. Samodzielne wdrożenie usprawnień w organizacji, bez udziału podmiotów trzecich (media, organy administracji publicznej).
5. Uniknięcie kar i odpowiedzialności prawnej związanych z ewentualnymi naruszeniami prawa w ramach organizacji.
6. Poprawa kultury organizacyjnej panującej w firmie.
7. Wzrost zadowolenia pracowników (well-being) oraz zwiększenie ich udziału w kształtowaniu procesów organizacji.

W tym:

• analiza ochrony danych na etapie projektowania i domyślnej ochrony danych,

• analiza obejmująca ocenę skutków dla ochrony danych,

• upoważnienia do przetwarzania danych i oświadczenia o zachowaniu poufności dla osób prowadzących postępowania wyjaśniające w organizacji,

• klauzul informacyjnych o przetwarzaniu danych w ramach systemu ochrony sygnalistów.

Przebieg współpracy:

1. Spotykamy się, aby ustalić kontekst wymagany do przeprowadzenia analiz
2. Prosimy o dokumentację i informacje,
3. Przeprowadzamy analizy dla ochrony danych,
4. Spotykamy się w celu omówienia szczegółów.
5. Uzupełniamy dokumentacji i przedstawiamy jej finalną wersję.
6. Udzielamy wsparcia w zakresie dalszych działań w zakresie ochrony danych.

Korzyści dla Klienta:

1. Zapewnienie zgodności systemu ochrony sygnalistów z przepisami prawa ochrony danych osobowych, w tym RODO.
2. Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych i informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa przetwarzanych w ramach przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń od sygnalistów.
3. Poprawa kultury organizacyjnej w zakresie ochrony danych, panującej w firmie.

W tym:

• przyjmowanie zgłoszeń od Sygnalistów oraz ich wstępna ocena;

• aktywne pozyskiwanie, gromadzenie i analiza materiału dowodowego wymaganego do podjęcia działań następczych w odpowiedzi na zgłoszenie Sygnalisty;

• prowadzenie komunikacji z Sygnalistą;

• przygotowanie raportu z postępowania wyjaśniającego;

• przedstawienie rekomendacji w zakresie działań następczych;

• bieżące doradztwo w zakresie ochrony sygnalisty przed działaniami odwetowymi.

Przebieg współpracy:

1. Spotykamy się, aby ustalić zakres wymaganej współpracy.
2. Otrzymujemy uprawnienia formalne i techniczne od organizacji do prowadzenia postępowań wyjaśniających.
3. Przyjmujemy zgłoszenia w imieniu organizacji i rozpatrujemy je.
4. Przedstawiamy rekomendacje i udzielamy wsparcia w zakresie ochrony sygnalistów.

Co zyskasz?

1. Transfer ryzyka związanego z prowadzeniem postępowań wyjaśniających na profesjonalny podmiot zewnętrzny.
2. Zwiększenie zaufania do systemu ochrony sygnalistów wśród pracowników.
3. Zapewnienie profesjonalnej obsługi zgłoszeń realizowanej przez specjalistów.
4. Uzyskanie stałego wsparcia podczas przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń od sygnalistów.

Szkolenia między innymi dla: kadry zarządzającej, osób prowadzących postępowania wyjaśniające w organizacji lub pracowników, w zakresie:

• ochrony sygnalistów, w tym:
  • podejmowania działań następczych – doboru odpowiednich środków w ramach danego postępowania wyjaśniającego;
  • prowadzenia postępowań wyjaśniających: pozyskiwania, gromadzenia i analizy materiału dowodowego, oceny tego materiału;
  • zasad ochrony i uprawnień przysługujących Sygnaliści oraz osobom pomagających mu w zgłoszeniu;
  • zasad odpowiedzialności prawnej za naruszenie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów;
• przeciwdziałania mobbingowi oraz innym zachowaniom niepożądanym w miejscu pracy, zasad odpowiedzialności prawnej za naruszenie przepisów prawa pracy w zakresie przeciwdziałania mobbingowi oraz innym zachowaniom niepożądanym;
• zasad ochrony danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa w procesie przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń od Sygnalistów oraz podejmowania działań następczych.

Przebieg współpracy:

1. Spotykamy się, aby ustalić  cel i zakres szkoleń
2. Przygotowujemy materiały szkoleniowe.
3. Przeprowadzamy szkolenia on-line lub stacjonarnie dla wybranej grupy odbiorców.
4. Udostępniamy materiały szkoleniowe i wystawiamy certyfikaty szkoleniowe dla uczestników.

Co zyskasz?

1. Pozyskasz know-how w zakresie zasad ochrony sygnalistów, przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, prowadzenia postępowań wyjaśniających, podejmowania działań następczych.
2. Zwiększenie zgodności systemu ochrony sygnalistów organizacji z wymaganiami ustawy o ochronie sygnalistów.
3. Zwiększenie zgodności systemu ochrony sygnalistów z przepisami prawa ochrony danych osobowych, w tym RODO.
4. Zwiększenie świadomości kadry organizacji w zakresie zasad ochrony sygnalistów, ochrony danych osobowych, ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, przeciwdziałania mobbingowi i niepożądanym zachowaniom.
5. Poprawę kultury organizacyjnej.